Operations & Administration Specialist

1/2 etatu | 100% zdalnie

W Double Digital kampanie muszą dowozić wyniki, procesy działać, a finanse, dokumenty i sprawy zespołu być pod kontrolą.

Szukamy osoby, która przejmie odpowiedzialność za bieżącą administrację, rozliczenia, podstawowe procesy HR oraz formalną koordynację przetargów i zapytań ofertowych.

To rola dla kogoś, kto dobrze organizuje swoją pracę, pilnuje terminów i samodzielnie doprowadza sprawy do końca.

Twoje zadania

• wystawianie faktur, korekt i dokumentów pro forma,

• kontrola płatności i należności,

• prowadzenie miękkiej windykacji,

• przygotowywanie dokumentów i zestawień dla zewnętrznej księgowości,

• kontrola faktur kosztowych i zobowiązań,

• koordynacja obiegu, podpisywania i archiwizacji dokumentów,

• przygotowywanie umów na podstawie dostępnych wzorów,

• administracyjne wsparcie procesów rekrutacyjnych,

• formalny onboarding i offboarding pracowników oraz współpracowników,

• prowadzenie dokumentacji zespołu, urlopów, dostępów i sprzętu,

• kontakt z księgowością, kancelarią i dostawcami,

• przygotowywanie raportów i zestawień dla zarządu,

• monitoring wybranych przetargów i zapytań ofertowych,

• analiza wymagań formalnych, kompletowanie dokumentów i pilnowanie terminów,

• koordynacja podpisów i przygotowanie ofert do złożenia,

• porządkowanie i usprawnianie procesów administracyjnych.
  

Kogo szukamy?

Osoby, która:

• ma minimum 2 lata doświadczenia w administracji, finansach lub back office,

• zna proces fakturowania, rozliczeń i monitorowania płatności,

• jest dokładna, odpowiedzialna i dobrze zorganizowana,

• samodzielnie planuje swoją pracę i pilnuje terminów,

• potrafi analizować informacje i podejmować decyzje w ramach swojego obszaru,

• jasno komunikuje ryzyka i kwestie wymagające decyzji,

• dba o jakość oraz poprawność dokumentów,

• dobrze radzi sobie z kilkoma równoległymi tematami,

• sprawnie korzysta z Google Workspace oraz arkuszy kalkulacyjnych,

• myśli procesowo i szuka sposobów na uproszczenie codziennej pracy.
  

Dodatkowe atuty

• doświadczenie w agencji marketingowej lub firmie usługowej,

• doświadczenie w administracji pracowniczej,

• doświadczenie w przygotowywaniu dokumentacji przetargowej,

• znajomość platform zakupowych i Bazy Konkurencyjności,

• dobra znajomość Excela lub Google Sheets,

• wykorzystywanie AI i automatyzacji w codziennej pracy,

Co oferujemy?

• pracę w wymiarze 1/2 etatu,

• około 4 godziny pracy dziennie od poniedziałku do piątku,

• 100% pracę zdalną,

• elastyczne godziny przy zachowaniu regularnej dostępności,

• współpracę na podstawie B2B lub umowy o pracę,

• płatny urlop,

• jasno określony zakres odpowiedzialności,

• dużą samodzielność,

• możliwość wdrażania własnych usprawnień i automatyzacji,

• stabilną, długoterminową współpracę.
  

Wynagrodzenie

B2B: 4 000–5 250 zł netto + VAT miesięcznie

Umowa o pracę: 3 500–4 500 zł brutto miesięcznie

Ostateczna wysokość wynagrodzenia zależy od doświadczenia i poziomu samodzielności.

Double or Nothing – co to znaczy?

Jesteśmy agencją digital, która działa na danych, strategii i skuteczności. Kampanie muszą konwertować. Procesy muszą działać. Ludzie muszą być partnerami.

Jeżeli lubisz porządkować procesy, dobrze odnajdujesz się w pracy z dokumentami i finansami oraz cenisz odpowiedzialność za własny obszar. Dołącz do nas!

Jak wygląda proces rekrutacji?

• Szybki kontakt telefon albo mail.

• Rozmowa online.

• Krótkie zadanie praktyczne.

• Decyzja. Bez przeciągania.