Office Manager

Jesteśmy dynamicznie rozwijającym się zespołem działającym w formule w pełni zdalnej. Cenimy profesjonalizm, transparentność i doskonałą organizację pracy. Poszukujemy osoby, która przejmie stery nad naszym cyfrowym biurem, uporządkuje procesy administracyjne i stanie się "strażnikiem ładu operacyjnego" w naszej firmie. Jeśli lubisz brać odpowiedzialność za swoje zadania, a chaos przekuwasz w poukładane procedury – to stanowisko jest dla Ciebie.

Główne obowiązki:

1. Finanse i rozliczenia projektowe

• Obsługa KSeF: Codzienny monitoring Krajowego Systemu E-faktur, odbieranie i wstępna weryfikacja dokumentów kosztowych.

• Rozliczanie projektów: Kategoryzacja i wprowadzanie faktur do wewnętrznego systemu rozliczeniowego oraz przypisywanie kosztów do odpowiednich osób i projektów.

• Nadzór nad dokumentami: Aktywny kontakt z zespołem w celu pozyskiwania brakujących opisów faktur, potwierdzeń płatności lub dokumentów źródłowych.

• Kontakt z biurem rachunkowym: Przygotowywanie i przekazywanie kompletnych raportów miesięcznych do zewnętrznej księgowości oraz wyjaśnianie bieżących niezgodności.

2. Zarządzanie dokumentacją i umowami

• Przygotowywanie umów: Tworzenie dokumentów (B2B, NDA, umowy cywilnoprawne) na podstawie istniejących w firmie szablonów.

• Obsługa platformy Autenti: Koordynacja procesu podpisywania dokumentów, wysyłka do kontrahentów/współpracowników oraz monitorowanie statusów i wysyłanie uprzejmych przypomnień.

• Archiwizacja cyfrowa: Dbanie o porządek w cyfrowym archiwum, wprowadzanie podpisanych umów do systemu rozliczeniowego zgodnie z przyjętym standardem nazewnictwa.

• Kontrola terminów: Monitorowanie dat wygasania umów okresowych i zgłaszanie konieczności ich odnowienia z odpowiednim wyprzedzeniem.

3. Koordynacja zadań wewnętrznych (ClickUp)

• Zarządzanie zadaniami nieoperacyjnymi: Tworzenie, zarządzanie i monitorowanie zadań wewnętrznych (administracyjnych, marketingowych, HR) na platformie ClickUp.

• Pilnowanie terminów (deadlines): Egzekwowanie terminowości od członków zespołu przy wsparciu zarządu, oznaczanie zaległości i dbanie o "czystość" tablic zadaniowych.

• Raportowanie: Przygotowywanie cyklicznych (np. cotygodniowych) podsumowań statusu projektów wewnętrznych dla założycieli.

4. Logistyka, Onboarding i administracja remote (dodatkowe)

• Onboarding i offboarding: Nadawanie i odbieranie dostępów do narzędzi firmowych (Slack, ClickUp, Google Workspace), dbanie o bezpieczeństwo danych przy rotacji zespołu.

• Logistyka sprzętowa: Organizacja i koordynacja wysyłek sprzętu komputerowego lub pakietów powitalnych (Welcome Packs) do pracowników oraz obsługa procesów zwrotu sprzętu.

• Wirtualna skrzynka pocztowa: Cyfrowa obsługa fizycznej korespondencji trafiającej na adres rejestracyjny firmy (skanowanie, segregacja i dystrybucja dokumentów).

• Baza wiedzy: Aktualizacja i rozwijanie firmowego "Internal Wiki" (instrukcje operacyjne, procedury zgłaszania urlopów, opisywania faktur, stworzenie procedury onboardingowej itp.).

Nasze wymagania:

• Doświadczenie: Minimum rok doświadczenia na stanowisku o podobnym profilu (Office Manager, Wirtualny Asystent, Specjalista ds. Administracji) – mile widziane w środowisku w pełni zdalnym.

• Znajomość narzędzi: Praktyczna znajomość platformy ClickUp (lub innego rozbudowanego systemu PM), systemu Autenti, ekosystemu Google Workspace oraz podstawowa orientacja w działaniu KSeF.

• Kompetencje komunikacyjne: Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej – potrafisz pisać jasno, precyzyjnie i z wysoką kulturą osobistą. Jesteś osobą otwartą, z łatwością nawiązujesz kontakt z ludźmi, lubisz się u uczyć i rozwijać swoje kompetencje.

  Asertywność i skuteczność: Umiejętność sprawnego "ścigania" zespołu o brakujące dokumenty lub zaległe zadania w sposób stanowczy, ale pełen szacunku.

• Skrupulatność: Wyjątkowa dbałość o szczegóły, zamiłowanie do porządku w dokumentach i terminowości.