Rynek pracy ewoluuje, a wraz z nim standardy zatrudnienia. W dobie powszechnej pracy z dowolnego miejsca na świecie, procesy rekrutacyjne w zdecydowanej większości przeniosły się do sieci. Wideorozmowy, cyfrowe testy kompetencji i zaawansowane systemy ATS to dzisiaj codzienność. Jako portal Jobo, na co dzień wspieramy transparentne standardy na rynku zatrudnienia. Warto jednak zadać sobie pytanie: co dzieje się z cyfrowym śladem, który zostawiasz po zakończeniu rekrutacji?
Wielu kandydatów nie zna swoich praw. Tymczasem aktualne przepisy dają Ci potężne narzędzia. Możesz skutecznie kontrolować swój wizerunek. Jednym z nich jest prawo do wglądu w notatki z rekrutacji. Możesz też żądać bezpowrotnego usunięcia danych. Jak w praktyce z tego korzystać? Jak zachować profesjonalizm i dbać o relacje z pracodawcą?
Prawo dostępu do danych: Art. 15 RODO w praktyce rekrutacyjnej
Zgodnie z art. 15 RODO, każda osoba ma prawo wiedzieć, jakie jej dane są przetwarzane przez organizację, w jakim celu to się odbywa oraz komu są udostępniane. Przepis ten daje Ci także prawo dostępu do danych, co oznacza możliwość zażądania od firmy wydania kopii Twoich danych osobowych oraz informacji o ich przetwarzaniu.
W kontekście ubiegania się o pracę, definicja danych osobowych jest niezwykle szeroka. To nie tylko Twoje imię, nazwisko, numer telefonu czy historia zatrudnienia wpisana w CV. Danymi osobowymi mogą być również informacje zawarte w notatkach rekrutacyjnych, arkuszach ocen czy wynikach testów, o ile odnoszą się do Twojej osoby.
Co to oznacza w praktyce? Jeśli po zdalnej rozmowie rekrutacyjnej HR-owiec lub menedżer sporządził arkusz oceny, zapisał punktację z testu wiedzy lub stworzył profil kompetencyjny w systemie, dokumenty te mogą stanowić Twoje dane osobowe. Masz pełne prawo zażądać od firmy dostępu do:
- Wewnętrznych notatek z rekrutacji (zarówno tych z rozmów HR, jak i spotkań technicznych – w zakresie, w jakim zawierają Twoje dane osobowe).
- Arkuszów oceny kandydata (np. punktacji przyznawanej za odpowiedzi na konkretne pytania).
- Wyników psychometrycznych lub testów kompetencji wykonywanych online.
- Zapisów z systemów wspieranych przez sztuczną inteligencję, jeśli takie narzędzia były wykorzystywane do preselekcji Twojego profilu.
Należy jednak pamiętać o zasadzie złotego środka. Organizacja udostępniając Ci te informacje, ma obowiązek chronić prywatność innych osób. Dlatego otrzymane przez Ciebie kopie mogą zostać poddane anonimizacji – firma zamaże nazwiska rekruterów czy informacje o innych kandydatach.
Co ponadto? Twoje prawo do bycia zapomnianym (Art. 17 RODO)
Wgląd w dokumentację to tylko jedna strona medalu. Równie istotne, zwłaszcza w kontekście bezpieczeństwa w sieci, jest tzw. prawo do bycia zapomnianym, regulowane przez art. 17 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych. Po zakończeniu procesu naboru, jeśli nie wyraziłeś odrębnej zgody na udział w przyszłych rekrutacjach, masz pełne prawo zażądać całkowitego usunięcia danych.
O co dokładnie możesz (i często powinieneś) wnioskować?
- Pliki aplikacyjne (CV i listy motywacyjne)
To absolutna podstawa. Jeśli firma Cię nie zatrudniła, a nie zaznaczyłeś klauzuli o przyszłych procesach, Twoje dokumenty powinny zniknąć z ich serwerów. - Nagrania z wideorozmów
W przypadku rekrutacji zdalnych zdarza się, że spotkania są nagrywane (oczywiście za Twoją uprzednią zgodą). Po zakończeniu procesu masz prawo domagać się trwałego skasowania tych plików wideo i audio. - Wyniki zadań próbnych
Jeśli napisałeś kod, przygotowałeś strategię marketingową lub analizę biznesową, firma nie może przechowywać i wykorzystywać tych materiałów w nieskończoność bez odpowiednich umów prawno-autorskich. - Notatki i profile z systemów ATS
Wspomniane wcześniej notatki z rekrutacji również podlegają usunięciu.
Uwaga na uzasadniony interes pracodawcy
Warto podejść do tego tematu z należytym obiektywizmem. Czy firma musi wykasować dosłownie każdą wzmiankę o Tobie już następnego dnia po wysłaniu maila odmownego? Nie zawsze. Przedsiębiorstwo ma prawo chronić się przed ewentualnymi roszczeniami, np. zarzutami o dyskryminację. Dlatego – na podstawie tzw. uzasadnionego interesu administratora – firma może przechowywać ograniczony zakres danych przez określony czas.
W praktyce oznacza to, że:
- Firma może przechowywać dane niezbędne do obrony przed roszczeniami
- Okres ten wynosi zazwyczaj do 3 lat
- Dane te nie powinny być wykorzystywane do innych celów (np. przyszłych rekrutacji bez zgody)
Cała reszta – w tym rozbudowane profile, nagrania czy szczegółowe oceny powinna zostać usunięta na Twój wniosek, o ile nie istnieje inna podstawa prawna ich przetwarzania.
Jak napisać wniosek o dostęp lub usunięcie danych?
Przykładowy wniosek o dostęp:
„Na podstawie art. 15 RODO zwracam się z prośbą o udostępnienie mi kopii moich danych osobowych przetwarzanych w związku z udziałem w rekrutacji na stanowisko [nazwa]. Proszę o uwzględnienie w kopii wszelkich wewnętrznych arkuszy ocen oraz notatek z rekrutacji dotyczących mojej osoby.”
Przykładowy wniosek o usunięcie:
„Na podstawie art. 17 RODO wnoszę o niezwłoczne usunięcie moich danych osobowych zebranych w toku procesu rekrutacyjnego na stanowisko [nazwa], w tym trwałego usunięcia mojego CV, nagrań ze spotkań online oraz wszelkich wyników testów kompetencyjnych.”
Firma ma miesiąc na realizację Twojego żądania. Co niezwykle istotne – prawo nie wymaga podawania powodu Twojej decyzji.
Świadomy kandydat to partner w biznesie
Korzystanie ze swoich praw wynikających z RODO nie jest wymierzone przeciwko firmom. Wręcz przeciwnie, stanowi wyznacznik dojrzałości obu stron. Pracodawcy, którzy transparentnie podchodzą do udostępniania i usuwania danych, budują silny wizerunek i zaufanie, co jest kluczowe na współczesnym rynku. Z kolei kandydaci, którzy wiedzą, jak zarządzać swoim cyfrowym wizerunkiem, pokazują się jako osoby świadome, dbające o własne bezpieczeństwo w sieci.
