Praca zdalna staje się dziś nie tylko wygodną alternatywą dla pracy biurowej, ale wręcz domyślnym sposobem wykonywania obowiązków. To sposób pracy, który możemy sobie także ułatwić. Z pomocą przychodzą odpowiednie narzędzia i techniki, które pomagają lepiej zarządzać czasem i energią. Poznaj kilka sprawdzonych metod.
„Zjedz tę żabę” – zacznij od najważniejszego
Metoda znana jako „Zjedz tę żabę”, opisana przez Briana Tracy’ego w książce o tym samym tytule, zachęca do rozpoczynania dnia od najtrudniejszego lub najbardziej nieprzyjemnego zadania – czyli właśnie tej tytułowej „żaby”. Zasada jest prosta – jeśli zjesz żabę rano, nic gorszego już Cię nie spotka. W ten sposób unikniesz odwlekania, ale też szybko zyskasz poczucie produktywnego startu.
Dla kogo taka metoda sprawdzi się najlepiej? Przede wszystkim dla osób, które mają tendencję do prokrastynacji, łatwo się rozpraszają lub często zaczynają dzień od błahych czynności, zamiast tych naprawdę ważnych. Technika świetnie sprawdzi się również u osób pracujących zdalnie, zwłaszcza gdy brakuje zewnętrznych ram i nadzoru. To doskonały sposób na zbudowanie nawyku działania „od najważniejszego”, niezależnie od branży czy poziomu doświadczenia.
Technika Pomodoro – rytm koncentracji
Pomodoro to system oparty na pracy w 25-minutowych blokach, przeplatanych 5-minutowymi przerwami. Po czterech takich cyklach następuje dłuższy odpoczynek. Metoda pomaga utrzymać koncentrację i zapobiega zmęczeniu. Dobrze sprawdza się w pracy wymagającej powtarzalnych działań – np. przy obsłudze klienta, edycji treści czy nauce. Można z niej korzystać niezależnie od doświadczenia, przez co jest świetnym rozwiązaniem dla osób, dla których oferty pracy zdalnej to zupełnie nowy temat. To również świetna opcja, jeśli borykasz się z perfekcjonizmem i trudno Ci zacząć lub skończyć zadanie.
Dlaczego taki sposób działa? Krótkie, intensywne okresy skupienia zmuszają do pełnego zaangażowania, ale jednocześnie nie są na tyle długie, by wywoływać znużenie. Co więcej, regularne przerwy pozwalają mózgowi na regenerację, dzięki czemu łatwiej utrzymasz energię przez cały dzień na wysokim poziomie. Ponadto, ograniczenie czasu na dane zadanie mobilizuje do działania i zmniejsza pokusę odkładania rzeczy na później.
Zasada Pareto – mniej znaczy więcej
Reguła 80/20, znana jako zasada Pareto, mówi, że 80% efektów pochodzi z 20% działań. Oznacza to, że nie wszystkie zadania są sobie równe – niektóre przynoszą znacznie większe rezultaty niż inne, mimo że pochłaniają podobną ilość czasu. Skup się więc na tych obowiązkach, które faktycznie przekładają się na widoczne efekty.
Przykład? Zamiast codziennie godzinami odpisywać na nieistotne maile czy brać udział w spotkaniach bez agendy, można przeznaczyć ten czas na stworzenie prezentacji, oferty handlowej czy raportu, który realnie przyczyni się do postępu w projekcie lub wygeneruje wartość dla klienta. W ten sposób praca zdalna okazjonalna lub na stałe, nie polega już na ,,byciu zajętym”, ale na rzeczywistym osiąganiu celów.
W kontekście pracy zdalnej zasada Pareto ma szczególne znaczenie. Gdy nikt nie patrzy przez ramię, łatwo popaść w iluzję produktywności – spędzić cały dzień przy komputerze, ale zrealizować tylko mało istotne zadania. Właśnie dlatego trzeba zidentyfikować te 20% działań, które przynoszą największy efekt – i na nich skupić swoją uwagę.
Deep Work – pełne skupienie
Deep Work, czyli ,,głęboka praca” bez rozpraszaczy, to koncepcja autorstwa Cala Newporta. Zakłada tworzenie specjalnych bloków czasowych przeznaczonych wyłącznie na pracę wymagającą pełnego skupienia – bez maili, telefonów, komunikatorów czy social mediów. W tym czasie mózg wchodzi w stan głębokiej koncentracji, co pozwala szybciej i skuteczniej wykonać skomplikowane zadania.
To metoda szczególnie przydatna w pracy koncepcyjnej, ale także w sytuacjach, gdy praca dodatkowa, zdalna wymaga szybkiej i sprawnej realizacji jednorazowego zlecenia.
Metoda Ivy Lee – prosty plan na jutro
To ponad 100-letnia technika planowania dnia, która do dziś świetnie sprawdza się w pracy – zwłaszcza zdalnej. Na koniec każdego dnia wypisujesz 6 najważniejszych zadań na jutro, w kolejności od najistotniejszego do najmniej ważnego. Następnego dnia realizujesz je jedno po drugim, bez przeskakiwania.
Metoda Lee Ivy jest szczególnie przydatna, gdy liczba obowiązków zaczyna przytłaczać lub gdy pojawiają się trudności w rozpoczęciu pracy. Dlaczego działa?
- Masz gotowy plan z wyprzedzeniem, więc rano od razu możesz zabrać się do pracy.
- Ograniczona liczba zadań chroni przed przeciążeniem.
- Priorytety są jasne – zaczynasz od tego, co naprawdę ważne.
- Skupiasz się na jednym obowiązku naraz, co zwiększa skuteczność i redukuje stres.
Matryca Eisenhowera – co najpierw?
Ten system dzieli zadania na cztery kategorie:
- Pilne i ważne
- Ważne, ale niepilne
- Pilne, ale nieważne
- Niepilne i nieważne
W ten sposób – kategoryzując zadania – łatwiej zdecydować, co trzeba zrobić natychmiast, co zaplanować, a co całkowicie odpuścić. To idealne narzędzie do porządkowania zadań, gdy wszystko wydaje się jednakowo ważne, a kalendarz pęka w szwach. Sprawdzi się doskonale w przypadku pracy zdalnej realizowanej w elastycznym trybie, gdzie obowiązki mogą łatwo się na siebie nakładać.
Timeboxing – planowanie w kalendarzu
Timeboxing polega na przypisaniu określonego przedziału czasu do konkretnego zadania. Zamiast zwykłej listy zadań, dzień planuje się blokami czasowymi. Na przykład: od 9:00 do 10:30 – analiza danych, od 11:00 do 12:00 – spotkanie online, itd.
Taka struktura pomaga lepiej zarządzać czasem, zapobiega jego marnowaniu i pozwala lepiej ocenić realne możliwości wykonawcze. Szczególnie przydatne, gdy praca zdalna wymaga żonglowania wieloma projektami jednocześnie.
The 2-Minute Rule – drobiazgi na już
To prosta zasada – jeśli jakieś zadanie zajmie mniej niż 2 minuty, zrób je od razu. Brzmi banalnie, ale w praktyce pozwala znacznie odciążyć listę zadań i zapobiega sytuacji, w której drobne sprawy piętrzą się i zajmują zbyt wiele przestrzeni mentalnej. Jest idealna dla osób, które cenią szybkie efekty i lubią od razu zamykać „małe pętle”.
Praca zdalna – ustawa
Należy pamiętać, że praca zdalna to nie tylko korzyści, ale też obowiązki. Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 roku, wprowadziła do Kodeksu pracy przepisy dotyczące pracy zdalnej, które obowiązują od 7 kwietnia 2023 roku.
Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi niezbędne materiały i narzędzia do pracy zdalnej oraz pokryć koszty z nią związane, chyba że strony ustalą inaczej. Na wniosek pracownika wprowadzono również możliwość, jaką jest praca zdalna okazjonalna – w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym.
Nowe przepisy mają na celu uelastycznienie formy świadczenia pracy, dostosowując ją do potrzeb pracowników, jak i pracodawców.
Testuj, łącz i dopasowuj do siebie
Nie istnieje uniwersalna metoda pracy idealna dla każdego. Jeden będzie najlepiej funkcjonować przy rytmie Pomodoro, inny w głębokim skupieniu, a jeszcze inny potrzebuje jasno zdefiniowanych bloków czasu. Kluczem do sukcesu jest eksperymentowanie i szukanie własnej ścieżki. Wybierz metodę, która najlepiej Ci odpowiada i sprawdź, jak wpływa na Twoją koncentrację, efektywność i samopoczucie.
Zastanawiasz się, jak efektywnie zarządzać pracą zdalną i czy model rozliczania godzinowego jest najlepszym rozwiązaniem? Wiele wskazówek i analiz znajdziesz w naszym artykule, który pomoże Ci podjąć świadome decyzje: Płacenie za obecność, nie za efekty? Czy model godzinowy ma sens w erze pracy zdalnej?
